Vai trò của quản lý chi phí chất lượng trong bối cảnh suy giảm kinh tế

 “Chi phí chất lượng” là gì và nó nằm ở đâu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Chi phí này có vai trò và tác động như thế nào đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tuân thủ theo nguyên tắc nào và cần được quản lý ra sao trong hệ thống quản trị của tổ chức.

“Nhiệm vụ đầu tiên của doanh nghiệp là phải tồn tại, nguyên tắc cơ bản của vấn đề kinh tế trong doanh nghiệp không phải là tối đa hóa lợi nhuận mà là - Tránh tổn thất” – Peter Drucker

 “Cắt giảm chi phí”và “bố trí lại sản xuất kinh doanh” có lẽ là một cụm từ được nhắc đến nhiều nhất trong các doanh nghiệp hiện nay khi mà các ảnh hưởng tiêu cực của suy thoái kinh tế toàn cầu mang tính dây chuyền bắt đầu làn rộng và tác động đến mọi khu vực, ngành nghề của nền  kinh tế.

Với các nhà quản lý thì đây đúng là một trong những bước đi đầu tiên để làm cho doanh nghiệp có thể thích ứng với điều kiện giảm rõ rệt về số lượng đơn hàng và doanh số bán hàng, trước khi hướng đến các giải pháp mang tính dài hơn nhằm sẵn sàng đón đầu cơ hội mới một khi nền kinh tế có dấu hiệu phục hồi.

Trong khi rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhóm giải pháp truyền thống như “sa thải nhân viên”, “nghỉ việc tự nguyện”, “tái cơ cấu nhóm khách hàng”, “cắt giảm danh mục sản phẩm”, “giảm tỷ lệ người nước ngoài trong đội ngũ quản lý”, “tìm các nguồn cung thay thế giá rẻ”, thậm chi là những giải pháp gây ngạc nhiên như “sa thải nhân viên và tuyển dụng lại với mức lương thấp hơn”, “cắt giảm tiêu chuẩn sản phẩm/dịch vụ”, thì một khu vực “tổn thất” được đánh giá là có tiềm năng cao cho cắt giảm chi phí và tinh gọn sản xuất kinh doanh lại chưa được quan tâm thích đáng. Khu vực đó chính là “Quản lý chi phí chất lượng”.

Vậy “chi phí chất lượng” là gì và nó nằm ở đâu trong hoạt động của một doanh nghiệp. Chi phí này có vai trò và tác động như thế nào đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tuân thủ theo nguyên tắc nào và cần được quản lý ra sao trong hệ thống quản trị của tổ chức.

Hằng tháng, các nhà quản lý nhận được các báo cáo từ các bộ phận với các nội dung – thậm chí đã trở nên quen thuộc – như“thanh lý tồn kho A tấn nguyên liệu B”, “đổi cho khách hàng X sản phẩm Y”, “máy C dừng D giờ do sự cố”, “tuyển bổ sung E nhân viên thay thế cho các nhân viên thử việc không đạt yêu cầu”, “G giờ công sửa lại lô sản phẩm H bị lỗi”, “báo phế M sản phẩm N”, “nợ quá hạn thanh toán của đại lý đến cuối tháng là K VND”, “hủy và điều chỉnh K hóa đơn” v.v…Các thông tin ở trên đều có một điểm chung là phản ảnh sự không đạt được yêu cầu đề ra cho công việc, hay phản ảnh tình trạng sai lỗi. Các sai lỗi có thể là điều kiện lưu kho không đúng tiêu chuẩn hay mua quá nhiều nên nguyên liệu quá hạn, có thể là máy vận hành không đúng hướng dẫn hoặc lâu không được bảo dưỡng, có thể các bước hay tiêu chí tuyển dụng chưa thích hợp cho việc chọn đúng ứng viên, có công nhân sản xuất không thực hiện đúng thao tác hoặc khuôn gá bị lỗi, có thể do nguyên liệu không đạt tiêu chuẩn nên tạo phế phẩm, có thể công việc thu hồi công nợ không được thực hiện đúng quy định, có thể nhân viên ghi hóa đơn đã ghi nhầm thông tin v.v…. Cho dù các sai lỗi trên do nguyên nhân gì thì một điều chắc chắn là chúng đều đã gây ra thiệt hại về tài chính. Các thiệt hại này được gọi là “chi phí sai lỗi”, hay một phần của “chi phí chất lượng”.

Theo số liệu thống kê của qualitydigest.com thì chi phí sai lỗi này thường chiếm khoảng 15%-20% của doanh số bán hàng của một tổ chức. Nói cách khác, tương ứng với một dollar doanh số bán hàng thu được thì doanh nghiệp phải chi 15 – 20 cents cho các chi phí gắn với sai lỗi.

Một cách đầy đủ thì “chi phí chất lượng” được định nghĩa là các chi phí phát sinh khi không đạt được các yêu cầu chất lượng. Chi phí này được chia làm hai nhóm chính là Chi phí nhằm đáp ứng yêu cầu – Price of meeting requirements (POM) và Chi phí do không đáp ứng được yêu cầu – Price of not meeting requirements (PONM).

Chi phí thuộc nhóm PONM, gắn với các sai lỗi, bao gồm các thành phần như:

·          Chi phí phát sinh do mất khách hàng,

·          Chi phí giảm giá,

·          Chi phí giải quyết khiếu nại,

·          Chi phí sửa chữa, làm lại,

·          Phế phẩm,

·          Chi phí gắn với tồn kho quá nhiều,

·          Chi phí gắn với ngừng sản xuất do sự cố thiết bị,

·          Chi phí phạt hợp đồng,

·           v.v…

Chi phí thuộc nhóm POM gắn với các hoạt động phòng ngừa và kiểm tra đánh giá, bao gồm các thành phần như:

·          Chi phí cho các hoạt động phòng ngừa,

·          Chi phí đào tạo, học tập,

·          Chi phí cho kiểm tra đánh giá,

·          Chi phí xem xét,

·          Chi phí thử nghiệm,

·          Chi phí phát triển thủ tục, tiêu chuẩn,

·          v.v…

Theo một báo cáo của Boise State University (Mỹ), thì chi phí PONM thường chiếm đến 80% trong tổng chi phí chất lượng, trong khi chi phí POM chỉ chiếm khoảng 20%.

Với các đặc điểm như trên, cho phí chất lượng – đặc biệt là PONM – không chỉ quan trọng với các nhà quản lý vì chiếm phần đáng kể trong doanh số (và ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận), mà quan trọng hơn mức chi phí này còn tỷ lệ nghịch với thỏa mãn khách hàng và khả năng phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc giảm chi phí chất lượng cho doanh nghiệp hai cơ hội để tăng cường tính cạnh tranh, một là duy trì mức lợi nhuận và giảm giá bán, hai là duy trì giá bán và tăng tỷ suất lợi nhuận.

Trong điều kiện khủng hoảng kinh tế, số lượng đơn đặt hàng giảm đáng kể, mục tiêu duy trì hoặc hạn chế mức giảm lợi nhuận là một thách thức với tất cả các nhà quản lý. Trong các nhóm giải phái giảm chi phí thì giảm chi phí chất lượng là giải pháp nhanh và rất hiệu quả cho việc duy trì mức lợi nhuận trong hoàn cảnh giảm sức mua và số lượng đơn đặt hàng. Với một doanh nghiệp có mức chi phí chất lượng PONM giả định là 15%, tính toán đã chỉ ra rằng, trong điều kiện các yếu tố khác không đổi, các nỗ lực giảm chi phí chất lượng ở mức 1%(xuống còn 14%), 3%, và 5% có thể giúp doanh nghiệp không bị giảm lợi nhuận trong trường hợp doanh số bán hàng giảm tương ứng ở mức 5%, 13% và 20%. Với phần lớn các doanh nghiệp, việc xem xét chi phí chất lượng ở tất cả các bộ phận và công đoạn có thể giúp hoạch định và thực hiện việc cắt giảm chi phí chất lượng, đặc biệt là PONM, ở các mức này một trong thời gian ngắn mà không cần các thay xáo trộn lớn đển trong tổ chức.

Bên cạnh việc đáp ứng được nhu cầu trước mắt về duy trì lợi nhuận, việc giải quyết tốt vấn đề chi phí chất lượng còn giúp hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vươn lên một tầm cao mới, tạo ra một lợi thế cạnh tranh bền vững trong tương lai để doanh nghiệp có thể phát triển vượt bậc trong khi nền kinh tế đi vào phục hồi.