Website nội bộ - Nơi tổ chức và chia sẽ hệ thống tài liệu cho các thành viên của Công ty.
1. Giới thiệu tổng quan:
Trong các nguồn vốn
4M của doanh nghiệp, trong đó có vốn nhân lực, tức đội ngũ nhân viên với kiến
thức, kỹ năng và tay nghề mà chính nó góp phần quyết định tạo nên thương hiệu
và gặt hái thành công cho doanh nghiệp. Bên cạnh nguồn vốn nhân lực, người ta đề
cập đến sự quan trọng không kém của 2 nguồn vốn khác: vốn thông tin (hệ thống
trao đổi thông tin, mạng, cơ sở dữ liệu) và vốn tổ chức (văn hoá, tiên phong, sự
kết nối, tinh thần đồng đội…).
Để sắp xếp, tổ chức
hệ thống tài liệu liên quan đến các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, hãy
suy nghĩ đến việc thiết lập 01 website nội bộ, tạo điều kiện dễ dàng cho mọi
thành viên của tổ chức có thể tiếp cận, truy xuất và sử dụng các tài liệu của
công ty bất cứ ở đâu, mà không cần lưu trữ các bản cứng (hardcopy) hoặc mất
công search google để tìm kiếm (như các văn bản quy phạm pháp luật, hệ thống tài
liệu về nhân sự, về quản lý chất lượng – môi trường, về kiến thức an toàn vệ
sinh lao động.
Trong chuyền đề nầy
chúng tôi đề cập đến công cụ google site và google drive để lập trang web nội bộ,
có tính bảo mật và nhằm vào các yêu cầu nêu trên, mong sự chân thành góp ý của
các bạn đồng nghiệp.
2. Công cụ google site:
Đầu năm 2012, bên cạnh
dịch vụ Gmail, Google phát triển việc cung cấp các tiện ích khác thông qua thế
mạnh của mình, tuy nhiên sau khi thay đổi phiên bản mới Google vẫn duy trì các
sites đã lập nhưng rút Thẻ (Tag) site ra khỏi gmail.
Gmail bình thường phiên
bản hiện nay, không có thẻ “sites”
Để có tag sites, người
dùng phải đăng ký dịch vụ Google Apps dùng cho các doanh nghiệp có phí hoặc miễn
phí (với 10 tài khoản gmail có dạng: tennhanvien@tencongty.com.).
Điều kiện để tạo một tài khoản trên Google Apps là bạn phải có 01 tên miền: www.tencongty.com (google có thể giới thiệu
dịch vụ cung cấp cho bạn với giá 10$/ năm)
Gmai trên Google Apps.
Đây là trang quản lý
tổ chức và người dùng của Google Apps:
Và đây là trang đăng
nhập vào tài khoản Google Apps, với các quảng cáo về tính năng và tiện ích của
dịch vụ.
Giá của dịch vụ:
Liên kết đến trang sau đây để xem giới
thiệu về các lợi ích của Google Apps:
Tiếp tục tìm hiểu
thêm về Google Apps for Business các bạn nhé, tôi lạc đề rồi (trở thành nhà quảng
cáo miễn phí cho Google!!!).
Vào trang google
site:
Để vào Google sites,
bạn có 2 cách:
Cách 1: trước tiên bạn
phải đăng nhập vào tài khoản Gmail, tiếp theo gỏ vào Google search “Sites”, bạn
sẽ đến trang sau:
Bạn click chuột vào
Google sites – các trang web và wikis miễn phí, sẽ tiếp tục chuyển đến trang
sau:
Tại đây, bạn có thể
tạo và quản lý nhiều trang web khác nhau, bạn có thể thoả sức biên soạn chỉnh sửa,
trang trí các thiết kế theo ý muốn (amateur thôi, không cần chuyên nghiệp)
Bạn chọn trong thư
viện mà Google gợi ý các mẫu site theo nhóm phân loại hoặc tự thiết kế theo ý
riêng (costumize)
Cách 2: Bạn vào
trang: https://sites.google.com/site/sitetemplateinfo/
và lựa chọn các mẫu sites có sẵn mà Google gợi ý
Chọn xong 01 mẫu
sites và nhấn chuột vào nút “Sử dụng mẫu”:
Đặt tên trang web: không
có dấu cách (space)
Tên của trang web
thiết kế có dạng sau: https://sites.google.com/a/bmctayninh.com/ têntrangweb do
bạn tự đặt
Các bước thiết kế và biên tập cho trang web:
Các nút lệnh thiết kế và biên tập trang web: gồm nút chỉnh sửa,
nút thêm trang, trang mở trình đơn các tác vụ khác, trang chia sẽ và xét quyền
chỉnh sửa website.
1
Nút
chỉnh sửa trang: gồm 4 nút: chèn, định dạng, tạo bảng (table) và bố cục trang
(hàng, cột).
1.1
Nút chèn các đoạn văn, các đối tượng, các tiện
ích:
Đặt trỏ vào nơi cần
chèn để chèn văn bản hoặc các đối tượng
như phim, hình ảnh, các tiện ích khác…, rất nhiều (more and more) các bạn
xem thêm…
1.2
Nút định dạng và căn chỉnh văn bản: thiếp lập
các tiêu đề, tiểu mục lớn, nhỏ hoặc căng
chỉnh trái, phải, chính giữa.
1.3
Nút chèn và định dạng các bảng biểu (table):
1.4
Nút chọn bố cục trang:
2
Nút tạo thêm trang mới:
Một website khi thiết
kế sẽ có nhiều trang, trong đó trang mặc định là trang chủ (home); ở đây ta đặt
tên trang mới của website:
Và chọn kiểu cho mẫu trang thể hiện: có 5 kiểu trang:
-
Trang web.
-
Trang đăng các thông báo, tin tức
-
Trang danh sách (lập danh mục)
-
Trang tải các tệp tin.
-
Trang chủ..
(Xem hình sau)
Tiếp theo, chọn vị
trí đặt trang là trang cha hay trang con của một trang nào đó. (theo kiểu cây
thư mục), cuối cùng OK.
Đây là ví dụ sơ đồ
các trang của trang web theo kiểu cây thư mục (trang cha, trang con, trang
cháu)
Hoặc cài đặt thêm
tính năng cho trang
Hoặc thay đổi mẫu
trang từ dạng này sang dạng khác:
Sơ đồ cây thư mục của 01
website
3
Nút lệnh
thêm:
3.1
Chia sẽ hay xét quyền chỉnh sửa trang cho các
thành viên trong Danh sách liên hệ của Gmail:
3.2
Quản lý trang web - Chọn chủ đề, hình nền, màu nền và font chữ
cho trang:
3.3 Vào
xem tiếp các thiết kế về bố cục, màu, phông chữ và chủ đề trang.
3.4
Tạo thanh bên, bộ đếm giảm và các bộ điều hướng:
Bấm vào nút lệnh chỉnh sửa thanh
bên:
Dưới đây là cửa sổ
thiết kế thanh bên: các thanh điều hướng, chèn văn bản, logos Cty….
3.5
Tạo header của trang:
3.6
Thay đổi bố cục trang như tạo thêm các thanh điều
hướng ngang
3.7
Định cấu hình tìm kiếm trên trang web thông qua
Google search.
3.8
Sau đây là một ví dụ sau khi thiết kế thành công
của website.
3.9
Đưa website lên internet.
Bạn có thể truy
cập website mà bạn đã dày công thiết kế qua đường dẫn mà Google cung cấp cho bạn,
tuy nhiên nó quá dài lòng thòng, không thể nhớ hết.
Thông thường,
người ta thuê dịch vụ cung cấp tên miền (domain) với các đuôi .com; .vn hoặc
.net với khoảng 10$ (200.000 đồng)/ năm, sau đó làm bản ghi Cname để trỏ về
host đang lưu trữ tập tin website của bạn, tuy nhiên ở đây bạn có thể tìm kiếm
các trang cung cấp tên miền miễn phí, dĩ nhiên không phải đuôi chấm com, mà là
chấm con ông, cháu cha theo kiểu: tenwebsite.co.cc
Mỗi tài khoản
đăng ký miễn vào trang nầy sẽ cho bạn tối đa 2 tên miền với thời hạn 01 năm
(sau đó tính sau)
Trang nầy khỏi cần
bản ghi Cname gì cả chỉ cần bạn copy đường dẫn URL của website do Google cung cấp
khi lập và dán vào ô liên kết URL, và đánh vào ô hiển thị khi mở website là
“Trang chủ” là xong.
Bạn có kể kiểm
tra lại sau khi cài đặt cho domain.
Chúc bạn thành
công, mọi thắc mắc xin liên lạc qua thư điện tử: bmc.nghiadh@gmail.com hoặc nghiadh@bmctayninh.com.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét