Giới Thiệu Chung Về Phương Pháp Quản Trị MBO, MBP

MBO (Management By Objective) 

Là phương pháp quản trị, trong đó, mỗi thành viên, mỗi bộ phận luôn đề ra mục tiêu phấn đấu cho cá nhân, bộ phận mình và cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra. MBO giúp cho vai trò và cơ cấu tổ chức của một công ty được phân định rõ, khuyến khích mọi người định hướng được công việc và theo đuổi mục tiêu đến cùng. MBO cũng giúp cho vai trò kiểm tra, theo dõi công việc đạt hiệu quả.

Tuy nhiên, đến thời gian gần đây, khi công nghệ thông tin và máy tính phát triển nhanh, sức cạnh tranh ngày càng gay gắt, khách hàng đòi hỏi ngày cao, MBO đã bộc lộ những nhược điểm rõ rệt. Những nhược điểm đó có thể được tóm tắt như sau:

• MBO chỉ nặng về mục tiêu từng người, từng bộ phận, nhưng không có chính sách chung là hướng đến khách hàng
• MBO thường chỉ chú trọng vào các chỉ tiêu tài chánh mà không chú trọng đến các mục tiêu hướng vào khách hàng để tạo uy tín lâu dài.
• MBO thường quan tâm đến kết quả của từng công đoạn công việc, ít quan tâm đến kết quả của toàn bộ quá trình.
• MBO không tạo được sự phối hợp giữa các thành viên , các bộ phận vì các mục tiêu của từng người, từng bộ phận nhiều khi trái ngược nhau.
• MBO làm gia tăng chi phí gián tiếp…

Vì những lý do trên, trong quan niệm hiện đại về quản trị, người ta đề cao phương pháp quản trị theo quá trình (Management by processes – MBP).

MBP (Management by processes – MBP)

Trong sản xuất, nếu thiết kế không đúng ngay từ đầu, không xuất phát từ yêu cầu của khách hàng và người tiêu dùng để thiết kế sản phẩm thì sẽ dẫn đến việc sản xuất ra những sản phẩm không phù hợp, những sản phẩm sẽ tồn đọng hoặc phải bỏ đi.

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu các tổ chức doanh nghiệp phải tuân thủ từng điều khoản cũng là để giúp cho các doanh nghiệp biết cách làm đúng ngay từ đầu. Việc làm đúng ngay từ đầu sẽ làm giảm thiểu chi phí sửa sai, tái chế… Làm đúng ngay từ đầu phải được thực hiện ngay từ khâu thiết kế , và không chỉ có thiết kế sản phẩm. Thiết kế sản phẩm chỉ là một khâu trong toàn bộ phân hệ thiết kế mà thôi. Bộ ISO 9000 khuyên chúng ta nên thiết kế cẩn thận toàn bộ quá trình kinh doanh trong suốt vòng đời sản phẩm (dịch vụ), như:
• Thiết kế quá trình điều tra marketing
• Thiết kế các mẫu sản phẩm (loại hình dich vụ)
• Thiết kế thẩm định chọn mẫu sản phẩm
• Thiết kế quá trình sản xuất thử
• Thiết kế công nghệ và sản xuất
• Thiết kế quảng cáo, mạng lưới phân phối
• Thiết kế quá trình bán hàng và dịch vụ sau khi bán.

Thiết kế càng tỉ mỉ, càng chi tiết bao nhiêu thì càng có khả năng làm đúng ngay từ đầu bấy nhiêu.
Làm đúng ngay từ đầu chỉ có thể được thực hiện tốt nếu các nhà quản trị biết dự báo tương đối chính xác nhu cầu thị trường, xu thế tiêu dùng, thị hiếu khách hàng…
Nếu không làm đúng ngay từ đầu thì sẽ kết quả tất yếu sẽ là 5R :

REJECTS : Phế phẩm, phần chi tiết loại bỏ…
REWORK : Sửa chữa lại, gia công lại…
RETURN : Quay lại từ đầu (trả lại hàng)
RECALL : Thu hồi các sản phẩm đã tung ra thị trường
REGRETS : Những hối tiếc trong kinh doanh

Đề cao quản trị theo quá trình, kiểm soát toàn bộ quá trình, ra quyết định dựa trên các sự kiện, dữ liệu.
Kể từ khi Peter F. Drucker đề ra ý tưởng về phương pháp quản lý theo mục tiêu (Management By Objectives – MBO), phương pháp này đã được vận dụng hầu hết ở khắp nơi và đã đem lại những lợi ích không ai phủ nhận được.

Đặc điểm của MBP là: 

• Mục tiêu được đặt ra cho toàn bộ quá trình chứ không phải đặt ra cho từng bộ phận theo tên gọi
• Chú trọng vào kết quả, hiệu quả của toàn bộ quá trình chứ không phải kết quả của từng công đoạn công việc của từng bộ phận hay cá nhân.
• Nhà quản trị đặt ra mục tiêu chung và dài hạn cho công ty. Các thành viên tự quyết định các mục tiêu ngắn hạn và các phấn đấu để đạt mục tiêu đó.
• Ban lãnh đạo đóng vai trò hỗ trợ, thúc đẩy, phối hợp hơn là chỉ đạo, kiểm tra, thưởng, phạt.
• Đề cao tính tự giác của từng cá nhân. Quản lý trên cơ sở ủy quyền, phân quyền, tạo điều kiện thuận lợi cho các cấp chủ động trong công viêc.
• Nhà quản trị không mạnh dạn ra quyết định một cách thiếu cân nhắc để rồi sau đó sửa sai mà luôn ra quyết định dựa trên các cơ sở dữ liệu đã được phân tích kỹ.
• Mọi quá trình đều đặt mục tiêu là hướng vào khách hàng, làm thế nào để khách hàng hài lòng nhất.
ST.