Dự án và quản trị dự án

Một số kiến thức về dự án và quản trị dự án...

Dự án và quản trị dự án là gì?

1. Định nghĩa dự án:

• Là dãy công việc có thứ tự và được xác định dựa vào sự ràng buộc của tài nguyên 
• Được thực hiện trong phạm vi cho trước, với 1 ngân sách nhất định. 
• Được thực hiện trong khoảng thời gian ấn định. 
• Cần tài nguyên ở nhiều lĩnh vực khác nhau. 
• Có thời điểm khởi đầu và kết thúc rõ ràng (tính tạm thời). 
• Là sự thể hiện duy nhất (không có 2 dự án hoàn toàn giống nhau ) 
• Liên quan đến sự không chắc chắn (bản chất của dự án là hay biến động, thay đổi) 

2. Định nghĩa quản trị dự án:

Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra. Mục tiêu cơ bản của việc quản lý dự án thể hiện ở chỗ các công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và bảo đảm chất lượng, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi (theo Wikipedia).

* Một số định nghĩa khác về quản trị dự án:

• Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. 
• Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra. 
• Một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể), thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội. 

Tóm lại, thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án trong điều kiện bị ràng buộc theo một phạm vi công việc nhất định(khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), nhưng phải đạt thời gian hoàn thành đề ra(tiến độ thực hiện), đúng ngân sách (mức vốn đầu tư) cho phép và đáp ứng các chuẩn mực (chất lượng) mong đợi.

3. Vai trò quản trị dự án trong kinh doanh:

• Khuynh hướng chuyễn dịch từ khuynh hướng sản xuất, cung ứng dịch vụ hàng loạt sang sản xuất theo ý muốn, theo yêu cầu riêng của khách hàng (lean manufactoring của Toyota) 
• Khách hàng không chỉ đòi hỏi chất lượng tốt mà còn muốn thời gian giao hàng ngắn hơn (giao hàng đúng hạn, trong ngân sách cho phép và chất lượng tốt hơn). 
• Giải quyết bài toán về nguồn lực: kinh tế mở rộng trong lúc các nguồn lực chính (5M) bị giới hạn (cần có những phương án điều phối, thay thế về nguồn nhân lực để duy trì sự thành thục (sử dụng cố vấn, hệ thống gia công…) 
• Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, truyền thông trong tổ chức được tăng cường,  thúc đẩy nhanh sự biến mất của các ranh giới tổ chức (sự lu mờ dần của cấp bậc quản lý (hierarchical structure) cùng với việc trao quyền cho nhân viên (chịu trách nhiệm lớn hơn trong các quyết định – làm việc nhóm (teamwork)) 
• Sự tích hợp giữa chiến lược (strategy) và các dự án (projects), giữa quản trị dự án với quản trị tiến trình (process). 
• Sự thay đổi bản chất công việc, nhân viên không yêu cầu tìm kiếm 01 công việc dài hạn ổn định nữa mà thích sự linh hoạt - di động, các công việc truyền thống và đều đặn trong các văn phòng, nhà máy được tự động hoá dần dần thay vào đó các nhóm dự án được hình thành và giải tán sau khi giải quyết các bài toán đặt ra của tổ chức.

4. Các chức danh trong tương lai:

• Executive managers. (chủ dự án) 
• Portfolio managers. (giống như chủ đầu tư dự án hay kế toán trưởng) 
• Resource managers. (quản trị tài nguyên) giống như DRH 
• PM : project managers (Trưởng dự án) 
• Team workers (team leads, team members) (nhóm dự án)

5. Lợi ích của quản trị công việc theo dự án:

• Giám sát tốt ngân sách và tài nguyên
• Quản lý tốt nguồn lực (tài nguyên dự án và tài nguyên sử dụng chung (Pool resource))
• Rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp lao động hợp lí, tránh tai nạn lao động.
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm
• Cải tiến năng suất làm việc
• Tăng lợi nhuận, giảm giá thành

6. Tam giác quản lý dự án:

 Là một tam giác mà ba cạnh thể hiện ba yếu tố khống chế của dự án là: 

• chất lượng công việc (bao gồm cho cả khối lượng và các yêu cầu kỹ thuật), 
• thời gian hoàn thành (tiến độ thực hiện) và 
• ngân sách đề ra mức vốn đầu tư). 

Đảm bảo được sự cân đối giữa ba yếu tố này để tam giác không bị hở ở bất kỳ góc nào chính là thể hiện chất lượng, thành quả của công tác quản lý dự án. Vì vậy, người ta còn gọi đây là tam giác chất lượng.

7. Chu kỳ sống hay 5 phrase của dự án:

• Xác định phạm vi, mục tiêu của dự án.
• Lập kế hoạch và thiết kế
• Thực thi
• Kiểm tra giám sát
• Hoàn thành và đóng dự án.

7.1 Phrase 1: Xác định phạm vi, mục tiêu của dự án (Nếu bỏ qua thì thời gian kéo dài, hiểu sai yêu cầu, rủi ro cao). gồm các bước:

• Bước 1: Xác định mục đích tổng quan của dự án. 
• Bước 2: Định nghĩa các mục tiêu cần đạt của dự án. 
• Bước 3: Xác nhận các lợi ích về mặt nghiệp vụ 
• Bước 4: Liệt kê giả thiết, rủi ro, trở ngại. 

Kết quả của pha nầy là Bảng phát biểu công việc (SOW = Statement of Work)

7.2 Phrase 2:  Lên KH

• Bước 1: Xác định các công việc và ước lượng nguồn tài nguyên phân bổ 
• Bước 2: Sắp xếp thứ tự trước sau, sự ràng buộc giữa các công việc, mức ưu tiên. 
• Bước 3: Thử các phương án (dự kiến rủi ro và chọn giải pháp KP) 

Kết quả của pha nầy là Bảng KH chi tiết của dự án.

7.3 Phrase 3: Thực thi KH

• Bước 1: Tuyển mộ và tổ chức nhân sự 
• Bước 2: Thiết lập các qui tắc hoạt động. 
• Bước 3: Phân cấp các nguồn lực 
• Bước 4: Lên lịch biểu 
• Bước 5: Sưu liệu, đánh giá tiến độ cho dự án hoặc từng công việc (tracking) 

7.4 Phrase 4: Giám sát và điều chỉnh

• Bước 1: Xây dựng hệ thống báo cáo tiến độ 
• Bước 2: Cài đặt công cụ, qui trình kiểm soát sự thay đổi. 
• Bước 3: Định nghĩa các qui trình phát hiện vấn đề. 

7.5 Phrase 5: Đóng dự án

• Bước 1: Lấy xác nhận của khách hàng 
• Bước 2: Hoàn tất tài liệu 
• Bước 3: Công bố kết thúc tiến trình – Cập nhật thông tin kinh nghiệm.

8. Các kỹ thuật lập kế hoạch (Planning)   

• Phân rã công việc (WBS
• Lập sơ đồ mạng (Network Diagram)
• Lập Gantt chart

8.1 WBS: kỹ thuật phân rã công việc 

Gồm các kiểu WBS sau:

8.1.1 WBS dạng đồ hoạ hay cây phân cấp:

8.1.2 WBS dạng danh sách công việc: ví dụ:

1. Nhóm công việc A

1.1 Công việc 1

1.2 Công việc 2.

1.3 Công việc 3

1.4 Công việc 4

2. Nhóm công việc B

2.1 Cộng việc 1

2.2. Công việc 2

2…n…Công việc n…

             Mức phân rả cuối cùng (gói công việc= WBS cấp lá):

      8.1.3 WBS phải đạt các yêu cầu sau:

•         WBS càng chi tiết thì việc lên KH càng chính xác và mức độ hoàn thành tốt hơn

•         Tình trạng/ tính hoàn tất công việc có thể đo đếm được.

•         Thời gian, tài nguyên và chi phí dễ ước lượng.

•         Luật 80 giờ (cấp WBS lá <= 80 giờ công)

•         Thời gian hoàn thành công việc trong giới hạn cho phép

•         Công việc được phân công độc lập

•         Nếu có một tiêu chí không thoả thì phải phân rã tiếp.

     8.1.4 Lợi ích của WBS:

• Khuyến khích các đối tác tiến hành đối thoại, khoanh vùng phạm vi dự án, chỉ ra các điều then chốt, làm rõ những điều mơ hồ, phơi bày các giả định ngầm (các rủi ro tiềm ẩn)
• Mức thấp nhất trong WBS gọi là mức lá hay gói công việc (work pakage level) sẽ được sử dụng để phân công, xây dựng lịch biểu và theo dõi tiến độ
• Cho phép tài nguyên được phân bổ cho 1 công việc hợp lý, lịch biểu rõ ràng, tính toán ngân sách đáng tin cậy.
• Mức độ chi tiết giúp phân bổ nhân lực tốt hơn với công việc cụ thể, mọi người không thể nấp trong vỏ bọc “chung chung” 
• Mời thêm các thành viên trong nhóm tham gia xây dựng WBS để tăng cường ý thức trách nhiệm cho họ

8.2 Sơ đồ mạng (Network Diagram)

• Áp dụng đầu tiên trong Dự án tên lửa Polaris của Hãi quân Mỹ
• Là đồ thị biểu diễn thứ tự và sự phụ thuộc các gói công việc, của dự án dưới dạng mạng.
• Sự phụ thuộc: mỗi công việc phải có đủ công việc đi trước và công việc liền sau trừ công việc khởi đầu và công việc cuối cùng

Các loại quan hệ công việc:

• Quan hệ tuần tự
• Quan hệ song song

Đường căng dự án :

Các tình huống đường dẫn thực hiện	Thời gian thực hiện
ABDF	12
ACDF	11
ACEF	8

Ý nghĩa đường căng:

• Đường ABDF là đường căng: thể hiện sức căng của dự án, vì chỉ cần 1 công việc nằm trên đường căng bị trễ dẫn đến cả dự án bị trễ theo.
• Đường căng duy nhất? Không, nếu C bị trễ 1 ngày thì dự án sẽ có 2 đường căng
• Đường căng bất biến? Không, nếu C trễ 2 ngày đường căng mới sẽ là ACDF chứ không phải là ABDF
• Phải ưu tiên và quan tâm cập nhật đường căng.

Kỹ thuật rút ngắn thời gian:

Cần thiết trong các tình huống sau:

• Tính toán ban đầu về thời gian thực hiện bị vượt so với thời gian kí kết trong hợp đồng.
• Công việc bị trễ.
• Dự án bị trễ hạn
• Tìm cặp quan hệ tuần tự có khả năng đưa về quan hệ song song để rút ngắn thời gian nhưng cũng đòi hỏi vấn đề nguồn lực (resources).
• Tìm công việc có khả năng phân hoạch (partitionable), tăng chi phí để tăng cường nhân lực, làm ngoài giờ (tăng ca).
• Tạo quỹ thời gian dự trữ: tạo công việc giả (không làm gì cả) ở cuối SĐMCV từ 5 – 10% thời gian của dự án để đề phòng bất khả kháng)

8.3 Sơ đồ Gantt (Gantt Chart)

• Do Henry Gantt phát minh từ năm 1917 để quản lý cửa hiệu của mình dùng để giám sát nhân sự và công việc theo thời gian.

9. Ước lượng và KT ước lượng công việc (Work Assesment ):

• Ước lượng rất cần thiết trong quản lý dự án. Ước lượng không đúng là nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của dự án
• Ước lượng không phải 1 lần mà tái diễn trong suốt chu kỳ sống của dự án.
• Trong ước lượng không dùng từ “chính xác” mà dùng từ “hợp lí” hoặc “đáng tin cậy”
• Nâng cao kỹ năng ước lượng dựa trên sử dụng các dữ kiện và kinh nghiệm.

Các kiểu ước lượng thường được áp dụng:

• Kỹ thuật tương tự (Top down): ước lượng từ trên xuống dựa vào dữ liệu lịch sử của dự án tương tự để tính toán
• Ước lượng từ dưới lên (Bottom Up): tính chi tiết từng gói công việc (cấp lá) rồi tính tổng để biết tổng chi phí dự án.
• Kết hợp giữa Bottom Up và Top down (2 lên 1 xuống)
• Mô hình tham số: hay còn gọi là ước lượng dựa trên định lượng, dựa trên các quan hệ về thống kê và các dữ liệu lịch sử để ước lượng tổng quát cho dự án. Có thể dùng chung với các kỹ thuật ước lượng nói trên
• Ước lượng theo sự phân phối sức gia công (effort): định lượng dựa trên cách tính %, Ví dụ 01 dự án phần mềm:  
• Pha lên KH (Planing) 10%
• Pha thu thập yêu cầu: 20%
• Pha phân tích, thiết kế (analysing): 20 %
• Pha mã hóa (coding): 20 %
• Pha thử nghiệm (testing): 30 %

• Ước lượng theo Historical Data: dựa trên các dữ liệu của dự án tương tự trong quá khứ hoặc công việc tương tự trong cùng dự án
• Tư vấn từ các chuyên gia (dự án mới)
• Brainstorm (lấy ý kiến nhóm về ước lượng công việc)
• Phương pháp PERT ( phương pháp chọn 3 điểm: lạc quan, trung bình, bi quan)
• Hệ số năng suất toàn cục GEF (Global Efficiency Factor) Ước lượng hoàn tất 100 giờ, ước lượng điều chỉnh là 125 giờ (100% + 25%)
• Phần trăm điều chỉnh năng suất PAP (Productivity Ajusment Percent)
• Quỹ thời gian dự trữ (tạo công việc giả - làm hay không cũng được)

10. Phân bổ tài nguyên (Resouces Assignment)

• Xác định các công việc của dự án và mối liên quan trên sơ đồ mạng công việc.
• Phân phối tài nguyên cho mỗi công việc.
• Gán ưu tiên cao (Priority) cho công việc nằm trên đường găng hoặc cv có độ thả nỗi thấp (float).

Cân đối hay san bằng tài nguyên (Leveling resource)

 Ý nghĩa của cân đối tài nguyên:

•         Đỉnh cao hơn đường vạch ngang= tài nguyên quá tải, thấp hơn đường vạch ngang: tài nguyên bị lãng phí do sử dụng không hết. Đỉnh, thung lũng hội tụ về vạch ngang: tài nguyên được sử dụng có hiệu quả (gần hết năng suất của tài nguyên)

•         Quá trình san bằng gọi là cân đối tài nguyên (resouces leveling)

Một số phương pháp cân đối tài nguyên (nguồn lực):

• Trên sơ đồ mạng công việc (network diagram) chuyển đổi  từ quan hệ song song sang quan hệ tuần tự (nếu có thể) để giảm áp lực về tài nguyên.
• Thêm độ trễ (lag time) giữa hai công việc phụ thuộc để giảm sự thực hiện đồng thời (lead time – lag time)
• Kéo dài thời gian thực hiện đối với công việc không thuộc đường căng (có độ trôi nỗi cao).
• Thay đổi % thời gian phân bổ cho các công việc khác nhau trong cùng thời gian (part time, full time)
• Phân công lại nhân sự, trong trường hợp 2 người có cùng kỹ năng tương đương.
• Phân hoạch công việc: chia công việc thành nhiều công việc nhỏ hơn để phân công cho 2 hay nhiều người thực hiện đồng thời.

Hổ trợ phân công công việc

• Sử dụng cơ sở dữ liệu nhân sự trên phần mềm quản trị nhân sự (thông tin cá nhân)
• Cơ sở dữ liệu của dự án: cần bao nhiêu người ứng với cơ sở dữ liệu nhân sự.
• So khớp để tìm ra người thoả yêu cầu

11. Một số từ khoá trong quản lý dự án

• Task: Công việc, nhiệm vụ, tác vụ
• Duration: Thời gian thực hiện công việc
• Start: Ngày bắt đầu
• Finish: Ngày kết thúc
• Predecessors: Công việc làm trước
• Successors: Công việc kế tiếp
• To do list: Danh sách các công việc cần làm
• Resource: Tài nguyên hay nguồn lực 4M (lao động, máy móc, thiết bị và tài chính) thực hiện các công việc của dự án
• Work: Số giờ công được gán để thực hiện công việc
• Work package: gói công
• Unit: Khả năng lao động của tài nguyên tính = đơn vị % (full time 100%, part time 25% hoặc 50% (làm việc không trọn ngày, trọn buổi...)
• Milestone: Các điểm mốc đánh dấu kết thúc 01 giai đoạn quan trọng của dự án, có Duration=0, các bên tham gia dự án phải tuân thủ các điểm mốc này.
• Recurring Task: Công việc định kỳ, lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ trong thời gian thực hiện dự án. Ví dụ các buổi họp giao ban đầu tuần
• Schedule: Lập lịch biểu 
• Reschedule: tái lập lịch biểu sau khi có sự thay đổi.
• Summary task: thanh công việc tóm lược
• Project summary task: thanh dự án tóm lược
• Critical path: Đường găng hay đường căng của dự án
• Resouces Leveling: San bằng tài nguyên, hay cân đối tài nguyên
• Priority: Mức độ ưu tiên của công việc
• Tracking: Sưu liệu hay đánh giá tiến độ.
• Update Project: Cập nhật tiến độ
• Contraint type : kiểu ràng buộc của CV (8 kiểu)
• Task dependency: quan hệ phụ thuộc giữa các CV (4 kiểu)

Bài sau sẽ bàn về Project server...