Thẻ điểm cân bằng - Balanced Scorecard (Phần 3)

Thẻ điểm cân bằng - Balanced Scorecard (Phần 2)

Thẻ điểm cân bằng - Balanced Scorecard (Phần 1)

07 Cách để tối ưu hóa trang Fanpage cho SEO

Có nhiều lời đồn đại về cách tối ưu hóa trang Fan Page (7 chìa khóa để tối ưu hóa Fan Page trên FaceBook cho SEO) trên FaceBook đối với các tín đồ của SEO. Một số người cho rằng nên sử dụng các từ khóa đối với các tệp tin mà bạn tải lên, một số khác lại cho rằng phải liên kết các URL mà bạn sở hữu đến trang Fan Page của mình...Nếu bạn không biết gì - như tôi, bạn không cần phải tốn thời gian để tìm kiếm các mẹo tối ưu hóa Fan Page đang đầy rẫy trên Internet hiện nay chỉ để cho công việc của bạn tuần này tốt hơn tuần trước và không tốt bằng tuần sau.
Bài viết này cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết cho việc tối ưu hóa SEO cho FanPage, kèm với đó là phần đối đáp (Q&A) giữa tôi và Rand. Hãy đọc và tận hưởng những gì bạn có thể học tập được.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ thiết lập Hệ thống thông tin quản lý và điều hành theo tiến trình công việc của tổ chức hoặc doanh nghiệp

1. Thực trạng chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức/doanh nghiệp

Hiện nay, các tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) ít nhiều đều có ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý. Tuy nhiên, tình trạng chung hiện nay là việc quản lý còn phụ thuộc nhiều vào giấy tờ, thông tin – dữ liệu thường được trao đổi trực tiếp, trao đổi qua điện thoại, qua email hoặc sử dụng các phương thức chia sẻ file, chat, v.v... Thông tin – dữ liệu của TC/DN thường bị chia cắt và được lưu trữ thành các mảng rời rạc (lưu trữ trên giấy, trên máy tính cá nhân, trên mạng nội bộ, trên Internet...). Các ứng dụng phần mềm thường thiếu sự liên kết và không đảm bảo được tính toàn vẹn của một hệ thống thông tin – dữ liệu thống nhất. Từ thực trạng này, dẫn đến hệ quả là các cấp quản lý và lãnh đạo trong một TC/DN gặp rất nhiều khó khăn trong việc nắm bắt thông tin để ra quyết định kịp thời và đặc biệt khó khăn trong việc kiểm soát công việc theo tiến trình thời gian thực. Ngoài ra, các TC/DN còn phải đối mặt với các rủi ro làm thất thoát hoặc mất mát thông tin – dữ liệu do các yếu tố khách quan hoặc chủ quan gây ra.

2. Vì sao cần phải thực hiện quản lý điều hành theo tiến trình / theo dòng công việc?

Một thí dụ đơn giản về quản lý theo tiến trình hay quản lý theo dòng công việc (Management by Process / Management by Workflow):

Giả sử doanh nghiệp có phát sinh một hợp đồng hoặc đơn hàng mới. Đó là kết quả của quá trình kinh doanh bắt đầu từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng (Qua điện thoại, email, công văn,...). Phòng Kinh doanh xử lý chào giá, xác nhận đơn hàng với khách hàng kèm với cam kết hoàn thành đơn hàng đúng hạn định. Phòng Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kèm với kế hoạch nhu cầu vật tư – nguyên liệu. Phòng Vật tư lập kế hoạch cung ứng hoặc mua bổ sung vật tư – nguyên liệu đầu vào. Các bộ phận sản xuất lập kế hoạch công việc chi tiết và phân công công việc đến từng tổ, đội và cá nhân. Bộ phận Kho vận lập kế hoạch xuất kho và vận chuyển hàng hóa đến nơi giao hàng. V.v...

Vấn đề quan trọng là làm sao dự báo được chính xác thời gian tối thiểu cần thiết để hoàn tất một đơn hàng? Và đặc biệt quan trọng là làm sao đảm bảo tiến trình thực hiện công việc diễn ra chính xác theo kế hoạch đã thiết lập? Các cấp quản lý và lãnh đạo cần phải có câu trả lời chính xác và nhanh nhất về hiện trạng khả năng đáp ứng đối với một đơn hàng trước khi ký kết hợp đồng nhằm đảm bảo chắc chắn sẽ đúng hẹn với khách hàng trong thời hạn sớm nhất có thể được. 

Muốn giải quyết được vấn đề này, đòi hỏi tất cả các khâu trong toàn bộ tiến trình nêu trên cần phải được hỗ trợ cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng xử lý các đơn hàng theo thời gian thực và phải được kiểm soát chặt chẽ theo tiến trình. Nhờ vậy, các cấp quản lý dễ dàng nhận biết các khâu / công đoạn có khả năng bị quá tải để có các hành động điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo tất cả các công đoạn có sự phối hợp đồng bộ với nhau, kết quả đầu ra của công đoạn trước phải đáp ứng chính xác (Đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng lúc) theo yêu cầu đầu vào của công đoạn sau, cho đến khi hoàn tất công đoạn cuối cùng và chuyển giao sản phẩm đến khách hàng đúng hẹn. 

Toàn bộ tiến trình nêu trên, bắt đầu từ khi tiếp nhận yêu cầu của khách hàng,... cho đến khi hoàn tất đơn hàng chuyển giao cho khách hàng, bao gồm một chuỗi các hoạt động liên tục xuyên suốt qua hầu hết các bộ phận chức năng trong TC/DN và phải tuân thủ theo một trật tự hoặc quy tắc xác định được gọi là Quy trình nghiệp vụ (Business Process / Business Workflow) hay có thể gọi theo cách đơn giản là “Dòng công việc” của TC/DN.

Ứng dụng phần mềm hỗ trợ quản lý điều hành theo dòng công việc của TC/DN là một xu thế ứng dụng CNTT tiên tiến và đang phát triển rất nhanh chóng trên thế giới. Các phần mềm thuộc loại này được gọi là phần mềm BPM (Business Process Management) và đã được chuẩn hóa theo các tiêu chuẩn quốc tế (Thí dụ, chuẩn BPMN – Business Process Model & Notation).

3. Infosoft BPM – Một bộ công cụ phần mềm BPM hoàn chỉnh và hợp chuẩn quốc tế

Infosoft BPM (Infosoft Business Process Management) là một bộ công cụ phần mềm BPM do Infosoft phát triển và phù hợp với các chuẩn quốc tế về BPM (Chuẩn BPMN – Business Process Model & Notation; Chuẩn WfMC – Workflow Management Coalition).

Infosoft BPM với các tính năng mạnh mẽ, giúp triển khai hệ thống thông tin quản lý và điều hành theo dòng công việc của TC/DN được thực hiện một cách nhanh chóng và linh hoạt, giúp rút ngắn đáng kể thời gian triển khai một dự án phần mềm so với cách làm thông thường như hiện nay.

4. Infosoft BPM và khả năng ứng dụng

Infosoft BPM là công cụ phần mềm hỗ trợ tự động hóa các quy trình quản lý, giúp cho việc kiểm soát theo tiến trình được thực hiện dễ dàng hơn và chặt chẽ hơn. Nhờ khả năng hỗ trợ kiểm soát theo tiến trình, Infosoft BPM sẽ giúp nâng cao hiệu quả, hiệu lực cũng như chất lượng của hệ thống quản lý (Hệ thống quản lý kém chất lượng chính là nguyên nhân gốc rễ dẫn đến tình trạng hoạt động kém hiệu quả của một TC/DN mà thậm chí là một quốc gia).

Thí dụ, trong quản lý doanh nghiệp, nếu nhìn theo chức năng, thông thường cần phải giải quyết mười vấn đề quản lý cơ bản như sau:

1. Quản lý kinh doanh, bán hàng;

2. Quản lý kho;

3. Quản lý nhu cầu vật tư – nguyên liệu (MRP – Material Requirements Planning);

4. Quản lý mua hàng;

5. Quản lý sản xuất;

6. Quản lý vận chuyển;

7. Quản lý tài sản, máy móc, thiết bị;

8. Quản lý nhân sự;

9. Quản lý tài chính – kế toán;
10. Quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và thông tin nội bộ.

Nếu triển khai ứng dụng phần mềm theo cách tiếp cận thông thường như hiện nay (phát triển ứng dụng phần mềm theo chức năng), mỗi vấn đề nêu trên sẽ có một phần mềm tương ứng, các phần mềm được triển khai rời rạc, thiếu sự liên kết và có thể đến từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Và ngay cả trong trường hợp các TC/DN có triển khai phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) thì các phần mềm này cũng không thể hỗ trợ quản lý điều hành theo tiến trình hay quản lý điều hành theo dòng công việc như đã đề cập ở trên.

Khác biệt với cách tiếp cận “cổ diển” nêu trên, Infosoft BPM sẽ giải quyết các bài toán quản lý này với cách tiếp cận hoàn toàn mới, rất tiến bộ, đó là tiếp cận theo quá trình hay còn gọi là quản lý theo tiến trình (Management by Process - MBP). Đây là một xu hướng quản lý tiên tiến và đang rất thịnh hành trên thế giới. Theo cách tiếp cận này, bài toán quản lý ở trên được xem là một chuỗi các “khâu” được liên kết liên hoàn với nhau không thể tách rời và thường được gọi là chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM) hay chuỗi giá trị (Value Chain Management).

Hình bên dưới trình bày mô hình khái quát của một chuỗi cung ứng trong quản lý kinh doanh và sản xuất của doanh nghiệp.

Infosoft BPM giúp triển khai nhanh chóng hệ thống thông tin quản trị chuỗi cung ứng và sẽ hỗ trợ:

- Về mặt kế hoạch sẽ thiết lập theo mô hình kéo (Pull), bắt đầu từ thông tin yêu cầu của khách hàng >> Kế hoạch giao hàng (theo đơn hàng) >> Kế hoạch kinh doanh (theo đơn vị kinh doanh) >> Kế hoạch phân phối (theo hệ thống) >> Kế hoạch sản xuất (theo nhà máy) >> Kế hoạch cung ứng vật tư – nguyên liệu đầu vào (cho toàn hệ thống và cho từng bộ phận, từng công đoạn sản xuất).

- Về mặt thực hiện công việc sẽ triển khai theo mô hình đẩy (Push), tiến trình sẽ đi ngược lại so với tiến trình lập kế hoạch, bắt đầu từ khâu cung ứng vật tư nguyên liệu đầu vào,... cho đến khi kết thúc chuyển giao sản phẩm cho khách hàng. Tại từng khâu / từng công đoạn trong toàn bộ tiến trình, khi có số liệu phát sinh đều được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống phần mềm. Nhờ vậy, các cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng theo dõi tình trạng hoạt động tại từng khâu, từng bộ phận cũng như tình trạng xử lý của từng đơn hàng.

Sau một khoảng thời gian nhất định, khi hệ thống lưu trữ đầy đủ số liệu lịch sử, giúp cho việc đưa ra các dự báo (kế hoạch) ngày càng chính xác hơn. Thí dụ, dự báo về nhu cầu vật tư nguyên liệu, dự báo về định mức vật tư nguyên liệu, dự báo về năng suất theo sản phẩm, theo bộ phận hoặc công đoạn sản xuất, v.v... Từ đó, giúp cho các cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng ra quyết định điều chỉnh / thay đổi nhằm đảm bảo cho hệ thống luôn hoạt động đồng bộ, thông suốt và đạt hiệu suất cao nhất.

Trên đây chỉ là một thí dụ mang tính khái quát, đối với mỗi TC/DN sẽ hiện hữu một “Dòng công việc” cốt lõi đi xuyên suốt qua hầu hết các bộ phận chức năng của mình. Tùy theo cách thức tổ chức quản lý, quy mô, phạm vi và lĩnh vực hoạt động của mỗi TC/DN mà chúng ta triển khai thiết lập hệ thống thông tin quản trị chuỗi cung ứng cho phù hợp với đặc thù của từng TC/DN và tạo ra giá trị khác biệt cho chính TC/DN của mình. Do vậy, không thể sao chép (copy) chuỗi cung ứng của một TC/DN này mang áp dụng cho một TC/DN khác, cho dù chúng có cùng lĩnh vực hoạt động.

Trong quản lý điều hành của một TC/DN nói chung, ngoài việc quản lý điều hành theo “Dòng công việc” cốt lõi, thông thường cũng cần phải triển khai các ứng dụng và quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và các loại thông tin nội bộ. Đây là mảng thông tin rất quan trọng hỗ trợ cho việc quản lý và điều hành chung của một TC/DN. Infosoft BPM sẽ giúp triển khai nhanh chóng các ứng dụng và quy trình quản lý tài liệu, hồ sơ, công văn và các loại thông tin nội bộ cũng như quản lý điều hành các công việc phát sinh từ các nguồn thông tin quan trọng này.

Thí dụ, có một công văn đến liên quan đến vấn đề XYZ, Tổng giám đốc có ý kiến chỉ đạo giao cho bộ phận A chủ trì thực hiện, bộ phận B và C phối hợp thực hiện. Mỗi bộ phận sẽ tạo ra một số hạng mục công việc giao cho thuộc cấp thực hiện. Trong trường hợp này, Infosoft BPM sẽ giúp cho các cấp quản lý và lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến trình xử lý công việc của từng bộ phận, từng cá nhân liên quan đến vấn đề XYZ nói trên. Khi cần thiết, các cấp quản lý và lãnh đạo có thể thực hiện hành động can thiệp kịp thời vào các tiến trình bằng cách ghi ý kiến chỉ đạo trực tiếp vào các đối tượng đang trong tiến trình xử lý.

5. Infosoft BPM – Triển khai sử dụng rất đơn giản

Infosoft BPM là phần mềm ứng dụng Web. Do vậy, việc triển khai sử dụng rất đơn giản. Tùy theo chính sách của TC/DN, có thể triển khai sử dụng trong hệ thống mạng nội bộ hoặc cho phép mở rộng phạm vi sử dụng tương tác trực tuyến thông qua kết nối Internet.

Người sử dụng chỉ cần mở một trình duyệt Web ưa thích (IE, Chrome, Firefox…) trên máy tính có kết nối Internet ở bất kỳ đâu là có thể truy cập và tương tác với hệ thống phần mềm do Infosoft BPM tạo lập nên.

Công ty phần mềm INFOSOFT trân trọng giới thiệu với quý tổ chức / công ty giải pháp phần mềm Infosoft BPM – Phần mềm BPM do các kỹ sư Việt Nam nghiên cứu và phát triển. 

Chúng tôi xin đề nghị được quý vị bố trí cho một cuộc gặp gỡ để chúng tôi có dịp trình bày rõ hơn về giải pháp rất quan trọng này, giúp thiết lập hệ thống thông tin quản lý và điều hành theo dòng công việc của TC/DN theo cách tiếp cận tiên tiến như đã giới thiệu vắn tắt ở trên. Chúng tôi tin rằng với cách tiếp cận này, hệ thống thông tin quản lý của quý tổ chức / công ty sẽ trở thành một nguồn lực đáng kể nâng cao năng lực hoạt động của tổ chức, năng lực cạnh tranh của công ty. 

Liên hệ:

CÔNG TY INFOSOFT-56 Cù Lao, P2, Q. Phú Nhuận, TP. HCM; www.infosoft.vn

ĐT: (08) 3517 0241; Fax: (08) 3517 0221; Hotline: 0913 885 759; Email: info@infosoft.vn

08 quy tắc vàng của hệ thống chất lượng

English

Vietnamese

The Eight Principles of Quality Management Preface: Quality management is becoming increasingly important to the leadership and management of all organisations. It is necessary to identify Quality Management as a distinct discipline of management and lay down universally understood and accepted rules for this discipline. The ISO technical committee working on the ISO9000 standards had published a document detailing the quality management principles and application guidelines. (This article is based on the said document). The latest revision (version 2008) of ISO9000 standards are based on these principles. Definition of Quality Management Principle: "A quality management principle is a comprehensive and fundamental rule / belief, for leading and operating an organisation, aimed at continually improving performance over the long term by focusing on customers while addressing the needs of all other stake holders". The eight principles are ... 1. Customer-Focused Organisation 2. Leadership Responsibility 3. Involvement of People 4. Process Approach 5. System Approach to Management 6. Continual Improvement 7. Factual Approach to Decision Making and 8. Mutually Beneficial Supplier Relationships. Now let us examine the principles in detail. Principle 1 - CustomerFocused : "Organisations depend on their customers and therefore should understand current and future customer needs, meet customer requirements and strive to exceed customer expectations". Steps in application of this principle are ... Understand customer needs and expectations for products, delivery, price, dependability, etc. Ensure a balanced approach among customers and other stake holders (owners, people, suppliers, local communities and society at large) needs and expectations. Communicate these needs and expectations throughout the organisation. Measure customer satisfaction & act on results, and Manage customer relationships. Principle 2 - Leadership : "Leaders establish unity of purpose and direction of the organisation. They should create and maintain the internal environment in which people can become fully involved in achieving the organisation's objectives." Steps in application of this principle are ... Be proactive and lead by example. Understand and respond to changes in the external environment. Consider the needs of all stake holders including customers, owners, people, suppliers, local communities and society at large. Establish a clear vision of the organisation's future. Establish shared values and ethical role models at all levels of the organisation. Build trust and eliminate fear. Provide people with the required resources and freedom to act with responsibility and accountability. Inspire, encourage and recognise people's contributions. Promote open and honest communication. Educate, train and coach people. Set challenging goals and targets, and Implement a strategy to achieve these goals and targets. Principle 3 - Involvement of People : "People at all levels are the essence of an organisation and their full involvement enables their abilities to be used for the organisation's benefit". Steps in application of this principle are... Accept ownership and responsibility to solve problems. Actively seek opportunities to make improvements, and enhance competencies, knowledge and experience. Freely share knowledge & experience in teams. Focus on the creation of value for customers. Be innovative in furthering the organisation’s objectives. Improve the way of representing the organisation to customers, local communities and society at large. Help people derive satisfaction from their work, and Make people enthusiastic and proud to be part of the organisation. Principle 4 - Process Approach : "A desired result is achieved more efficiently when related resources and activities are managed as a process." Steps in application of this principle are ... Define the process to achieve the desired result. Identify and measure the inputs and outputs of the process. Identify the interfaces of the process with the functions of the organisation. Evaluate possible risks, consequences and impacts of processes on customers, suppliers and other stake holders of the process. Establish clear responsibility, authority, and accountability for managing the process. Identify internal and external customers, suppliers and other stake holders of the process, and When designing processes, consider process steps, activities, flows, control measures, training needs, equipment, methods, information, materials and other resources to achieve the desired result. Principle 5 - System Approach to Management : "Identifying, understanding and managing a system of interrelated processes for a given objective improves the organisation's effectiveness and efficiency." Steps in application of this principle are ... Define the system by identifying or developing the processes that affect a given objective. Structure the system to achieve the objective in the most efficient way. Understand the interdependencies among the processes of the system. Continually improve the system through measurement and evaluation, and Estimate the resource requirements and establish resource constraints prior to action.  Principle 6 - Continual Improvement : "Continual improvement should be a permanent objective of the organisation." Steps in application of this principle are ... Make continual improvement of products, processes and systems an objective for every individual in the organisation. Apply the basic improvement concepts of incremental improvement and breakthrough improvement. Use periodic assessments against established criteria of excellence to identify areas for potential improvement. Continually improve the efficiency and effectiveness of all processes. Promote prevention based activities. Provide every member of the organisation with appropriate education and training, on the methods and tools of continual improvement such as the Plan-Do-Check-Act cycle , problem solving , process re-engineering, and process innovation. Establish measures and goals to guide and track improvements,and Recognise improvements. Principle 7 - Factual Approach to Decision Making : "Effective decisions are based on the analysis of data and information." Steps in application of this principle are ... Take measurements and collect data and information relevant to the objective. Ensure that the data and information are sufficiently accurate, reliable and accessible. Analyse the data and information using valid methods. Understand the value of appropriate statistical techniques, and Make decisions and take action based on the results of logical analysis balanced with experience and intuition. Principle 8 - Mutually Beneficial Supplier Relationships : "An organisation and its suppliers are interdependent, and a mutually beneficial relationship enhances the ability of both to create value." Steps in application of this principle are ... Identify and select key suppliers. Establish supplier relationships that balance short-term gains with long-term considerations for the organisation and society at large. Create clear and open communications. Initiate joint development and improvement of products and processes. Jointly establish a clear understanding of customers' needs. Share information and future plans, and Recognise supplier improvements and achievements.

Tám nguyên tắc của quản lý chất lượng Lời nói đầu: Quản lý chất lượng ngày càng trở nên quan trọng đối với sự lãnh đạo và quản lý của tất cả các tổ chức. Nó cần thiết để xác định quản lý chất lượng là một ngành riêng biệt và đưa ra quy tắc phổ quát được hiểu và chấp nhận cho các nguyên tắc này. Ủy ban kỹ thuật ISO làm việc trên các tiêu chuẩn ISO 9000 đã xuất bản một tài liệu chi tiết các nguyên tắc quản lý chất lượng và hướng dẫn ứng dụng. (Bài viết này được dựa trên các tài liệu đã biết). Phiên bản mới nhất (phiên bản 2008) của tiêu chuẩn ISO 9000 được dựa trên những nguyên tắc này. Định nghĩa của nguyên tắc quản lý chất lượng : "Nguyên tắc quản lý chất lượng là quy tắc/ niềm tin toàn diện và cơ bản nhằm hướng dẫn và điều hành một tổ chức, tiếp tục cải thiện hiệu suất trong thời gian dài bằng cách tập trung vào khách hàng trong khi giải quyết các nhu cầu của tất cả các bên liên quan khác". Tám nguyên tắc là ... 1. Hướng vào khách hàng 2. Trách nhiệm của lãnh đạo 3. Sự tham gia của nhân viên 4. Phương pháp tiếp cận quá trình 5. Phương pháp tiếp cận hệ thống quản lý 6. Cải tiến liên tục 7. Phương pháp tiếp cận thực tế để ra quyết định 8. Mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp. Bây giờ chúng ta xem xét các nguyên tắc cụ thể. Nguyên tắc 1 – Hướng đến Khách hàng: "Các tổ chức phụ thuộc vào khách hàng của họ và do đó nên thấu hiểu nhu cầu của khách hàng hiện tại và tương lai, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và phấn đấu để vượt quá sự mong đợi của khách hàng". Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Hiểu nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng đối với các sản phẩm, giao hàng, giá cả, độ tin cậy, vv Đảm bảo tiếp cận một cách cân bằng về nhu cầu và sự mong đợi giữa khách hàng và các bên liên khác (chủ sở hữu, nhân viên, các nhà cung cấp, cộng đồng và xã hội của địa phương) Truyền đạt những nhu cầu và mong đợi nầy cho toàn bộ tổ chức. Đo lường sự hài lòng của khách hàng và kết quả hành động, Quản lý quan hệ khách hàng. Nguyên tắc 2 – Trách nhiệm lãnh đạo : " Thiết lập sự lãnh đạo thống nhất về mục đích và chỉ đạo của tổ chức. Lãnh đạo phải tạo ra và duy trì môi trường nội bộ trong đó mọi người có thể tham gia đầy đủ trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức". Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Phải chủ động và gương mẫu. Hiểu và đáp ứng với những thay đổi của môi trường bên ngoài. Xem xét các nhu cầu của tất cả các bên liên quan bao gồm khách hàng, chủ sở hữu, con người, các nhà cung cấp, cộng đồng và xã hội của địa phương. Thiết lập một tầm nhìn rõ ràng về tương lai của tổ chức. Thiết lập giá trị chung và các mô hình vai trò đạo đức ở tất cả các cấp của tổ chức. Xây dựng lòng tin và loại bỏ sự sợ hãi. Cung cấp cho nhân viên các nguồn lực cần thiết và tự do hành động và giải trình một cách có trách nhiệm. Truyền cảm hứng, khuyến khích và ghi nhận những đóng góp của nhân viên. Thúc đẩy giao tiếp cởi mở và trung thực. Giáo dục, đào tạo và huấn luyện nhân viên. Đặt ra mục tiêu và chỉ tiêu đầy thách thức Thực hiện một chiến lược để đạt được các mục tiêu và chỉ tiêu.  Nguyên tắc 3 - Sự tham gia của nhân viên : "Nhân viên ở tất cả các cấp là lực lượng chính yếu của tổ chức, sự tham gia đầy đủ của họ cho phép sử dụng khả năng của họ để làm lợi cho tổ chức". Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Chấp nhận quyền hạn và trách nhiệm để giải quyết vấn đề. Tích cực tìm kiếm các cơ hội để cải thiện và nâng cao năng lực, kiến ​​thức và kinh nghiệm. Tự do chia sẻ kiến ​​thức và kinh nghiệm trong đội nhóm. Tập trung vào việc tạo ra giá trị cho khách hàng. Hãy sáng tạo trong việc tiếp tục mục tiêu của tổ chức. Cải thiện cung cách đại diện cho tổ chức đối với khách hàng, cộng đồng địa phương và xã hội nói chung. Giúp nhân viên lấy lại sự hài lòng từ công việc của họ Làm cho nhân viên nhiệt tình và tự hào là một phần của tổ chức. Nguyên tắc 4 - Phương pháp tiếp cận quá trình : "Kết quả mong muốn đạt được hiệu quả cao hơn khi các nguồn lực và các hoạt động liên quan được quản lý như một quá trình." Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Xác định quá trình để đạt được kết quả mong muốn. Xác định và đo lường các yếu tố đầu vào và đầu ra của quá trình. Xác định các giao diện của quá trình với các chức năng, nhiệm vụ của tổ chức. Đánh giá rủi ro có thể xảy ra, hậu quả và tác động của các quá trình về khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên khác của quá trình. Thiết lập trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm quản lý các quá trình này. Xác định khách hàng bên trong và bên ngoài, nhà cung cấp và các bên liên quan của quá trình. Khi thiết kế các quá trình, hãy cân nhắc các bước của quá trình, các hoạt động, dòng chảy, các biện pháp kiểm soát, nhu cầu đào tạo, thiết bị, phương pháp, thông tin, tài liệu và các nguồn lực khác để đạt được kết quả mong muốn. Nguyên tắc 5 - Phương pháp tiếp cận hệ thống để quản lý : "Xác định, sự hiểu biết và quản lý một cách có hệ thống các quá trình liên quan với nhau cho mục tiêu cải tiến hiệu quả của tổ chức và hiệu lực." Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Xác định hệ thống bằng cách xác định hoặc phát triển các quá trình có sự ảnh hưởng đến một mục tiêu nhất định. Cấu trúc hệ thống để đạt được các mục tiêu một cách hiệu quả nhất. Hiểu được phụ thuộc lẫn nhau giữa các quá trình của hệ thống. Liên tục cải tiến hệ thống thông qua đo lường và đánh giá Ước tính các yêu cầu nguồn lực và thiết lập sự ràng buộc về nguồn lực trước khi hành động.    Nguyên tắc 6 - Cải thiện liên tục : "Cải tiến liên tục phải là một mục tiêu lâu dài của tổ chức." Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Thực hiện cải tiến liên tục đối với sản phẩm, quy trình và hệ thống là mục tiêu cho mỗi cá nhân trong tổ chức. Áp dụng các khái niệm cơ bản về cải tiến là để gia tăng của cải và cải tiến mang tính đột phá. Sử dụng đánh giá định kỳ theo các tiêu chí thiết lập sự hoàn hảo để xác định khu vực để cải tiến tiềm năng. Tiếp tục nâng cao hiệu quả và hiệu lực của tất cả các quá trình. Thúc đẩy sự phòng ngừa dựa trên các hoạt động. Cung cấp cho mỗi thành viên của tổ chức sự giáo dục và đào tạo phù hợp, dựa trên các phương pháp và công cụ cải tiến liên tục như chu kỳ Plan-Do-Check-Act khi giải quyết các vấn đề, quá trình tái cơ cấu và quá trình đổi mới. Thiết lập các biện pháp và mục tiêu để hướng dẫn và theo dõi cải tiến Nhận biết sự cải tiến.  Nguyên tắc 7 - Phương pháp tiếp cận thực tế để ra quyết định : "Quyết định một cách có hiệu quả dựa trên việc phân tích các dữ liệu và thông tin." Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Thực hiện đo đạc và thu thập dữ liệu và thông tin có liên quan đến mục tiêu. Đảm bảo rằng các dữ liệu và thông tin đầy đủ chính xác, đáng tin cậy và dễ tiếp cận. Phân tích các dữ liệu và thông tin sử dụng theo phương pháp hợp lệ. Hiểu giá trị của kỹ thuật thống kê thích hợp Ra quyết định và hành động dựa trên kết quả phân tích hợp lý cân bằng giữa kinh nghiệm và trực giác.  Nguyên tắc 8 - Mối quan hệ cùng có lợi với nhà cung cấp: "Một tổ chức và các nhà cung cấp của nó là phụ thuộc lẫn nhau và mối quan hệ cùng có lợi giúp tăng cường khả năng của cả hai để tạo ra giá trị." Các bước áp dụng nguyên tắc này là ... Xác định và lựa chọn những nhà cung cấp chính. Thiết lập các mối quan hệ với nhà cung cấp để cân bằng lợi ích ngắn hạn với các xem xét lâu dài cho tổ chức và xã hội. Tạo thông tin liên lạc rõ ràng và cởi mở. Tiến hành khai thác chung và cải tiến sản phẩm và quy trình. Cùng nhau tạo lập một sự hiểu biết rõ ràng về nhu cầu của khách hàng. Chia sẻ thông tin và kế hoạch tương lai Nhận biết được sự cải tiến và thành tích của nhà cung cấp.

Chỉ số đo mức độ hiệu quả của máy móc theo TPM

Hiệu quả hoạt động của máy móc được tính toán dựa trên 03 chỉ số sau:

1.     Mức hữu dụng (Availability) - lượng thời gian một thiết bị có thể hoạt động tối đa sau khi đã trừ đi thời gian dừng máy bắt buộc;

Mức hữu dụng = (tổng số thời gian sản xuất có thể - thời gian chết) × 100) / (tổng số thời gian sản xuất có thể)

2.     Hiệu suất thực hiện (Performance efficiency) - sản lượng thực tế của máy khi hoạt động so với năng suất thiết kế tối đa hay sản lượng tối đa trong điều kiện hoạt động liên tục.

 Hiệu suất (%) = (số sản phẩm sản xuất được × 100) / (số sản phẩm có thể sản xuất)

3.     Chất lượng của sản phẩm - Chất lượng của sản phẩm là tỷ lệ sản phẩm chấp nhận được trên tổng số sản phẩm được sản xuất (bao gồm cả sản phẩm hỏng)  

   Chất lượng (%) = ((số sản phẩm sản xuất - số khuyết tật) × 100) / (số sản phẩm sản xuất) 
  
Có rất nhiều chỉ số để đo lường hiệu quả của TPM.

4.     Chỉ số quan trọng hay sử dụng là OEE (Mức hữu dụng thiết bị toàn phần= OEE-Overall Equipment Effectiveness) dựa trên cả ba tiêu chí: mức hữu dụng, hiệu suất thực hiện và chất lượng. 

OEE = Mức hữu dụng (A) x  Hiệu suất (P)  x  Chất lượng (Q)

Ví dụ: nếu mức hữu dụng là 100%, hiệu suất thực hiện là 75% và chất lượng là 75% thì: OEE = 100% * 75%* 75% = 56%.

Như vậy, ngay cả khi máy móc hoạt động với 100% thời gian nhưng nếu hiệu suất và chất lượng của sản phẩm không tốt thì OEE cũng không tốt.

Ngoài ra, để đo lường hiệu quả của TPM, người ta còn sử dụng một chỉ số khác là TEEP (Tổng mức hữu dụng thiết bị).

5.     TEEP (Total effective equipment performance =Tổng mức hữu dụng thiết bị) đo mức độ hữu dụng của thiết bị trong cả năm gồm 24 giờ một ngày và 365 ngày một năm.
TEEP = Mức hữu dụng cả năm  x  OEE
Mức hữu dụng cả năm là tỉ lệ thời gian thiết bị thực sự vận hành trên 24 giờ và 365 ngày. Ví dụ: trong năm thiết bị chạy 300 ngày, một ngày 20 tiếng thì 

  Mức hữu dụng cả năm = (20 x 300) / (24 x 356) = 68,5%
                                                                                                                                        
Khi phân tích các mất mát có thể xảy ra với OEE, TEEP, nhiều công ty sẽ ngạc nhiên khi thấy rằng còn rất nhiều khả năng để tăng sản lượng trên từng thiết bị cụ thể. Một công ty thường có OEE khoảng 50%. Điều đó có nghĩa là thiết bị chỉ được sử dụng ở ½ năng suất thiết kế. Nếu áp dụng TPM thành công thì ngay cả những thiết bị cũ kỹ và hay hỏng hóc cũng có thể cho một chỉ số OEE đáng ngạc nhiên. Đo lường giá trị OEE rất có ích trong việc xác định các nguồn gây ách tắc (mức hữu dụng, hiệu suất hay chất lượng), ra các quyết định đầu tư thiết bị và giám sát tính hiệu quả của các chương trình tăng năng suất thiết bị. Nhiệm vụ của TPM là thông qua các nhóm hành động, tiến hành các cải tiến để giảm thiểu các mất mát, do đó nâng cao mức hữu dụng thiết bị toàn phần.

LTIFR, LTIIR và SR - Tính toán chỉ số an toàn chung

Làm thế nào để tính toán các chỉ số an toàn là một kỹ năng quan trọng nếu bạn làm việc trong lĩnh vực sức khỏe và an toàn? Các nhà quản lý sẽ sử dụng chúng để đo lường sức khỏe nội bộ, hiệu suất an toàn và so sánh hiệu suất của công ty bạn với các công ty khác cùng ngành.

Các chỉ số an toàn thường được sử dụng là LTIFR và : LTIIR. Sự khác biệt giữa chúng là gì?

LTIFR: tần suất cho thấy có bao nhiêu sự cố đã xảy ra trong một thời gian nhất định tính trên số  giờ làm việc tiêu chuẩn của toàn công ty.

 LTIIR: tỷ lệ giữa số sự cố tai nạn đã xảy ra trong một khoảng thời gian nhất định trên số nhân viên của công ty (thường thấp hơn so với số giờ tiêu chuẩn). 

Như vậy, LTIFR (viết tắt của Lost Time Injury Frequency Rate) chỉ ra bao nhiêu LTIs (Lost Time Injuries= số trường hợp (vụ) TNLĐ hoặc bệnh nghề nghiệp phải nghỉ việc để điều trị) xảy ra trong khoảng thời gian nhất định trên 1.000.000 hoặc 100.000 giờ làm việc trong khoảng thời gian đó. ( ví dụ 1 tháng hoặc 1 quý hoặc một năm tùy thuộc vào yêu cầu báo cáo của doanh nghiệp).

Để chuyển đổi một tỷ lệ LTIFR sang LTIIR chỉ cần thay thế số lượng nhân viên cho số giờ.

1. Tính LTIFR (Lost Time Injury Frequency Rate) – Tần suất giữa số vụ chấn thương tai nạn, BNN phải nghỉ việc trên số giờ làm việc theo tiêu chuẩn.

Công thức để tính toán LTIFR là thực sự rất đơn giản. Để biết bao nhiêu chấn thương làm mất thời gian cho mỗi 1.000.000 giờ làm việc đã có trong năm qua. Bạn cần phải nhận được hai mẩu thông tin:

·                  Số lượng tai nạn chấn thương phải nghỉ điều trị ( LTIs) đã xảy ra trong năm qua và,

·                  Số giờ làm việc trong năm qua.

Bạn có thể nhận được số lượng LTIs từ quản lý hồ sơ tai nạn và bệnh nghề nghiệp hoặc từ yêu cầu bồi thường cho công nhân của công ty bạn hoặc từ công ty bảo hiểm và biên chế của bạn sẽ có thể cho bạn biết số giờ làm việc trong giai đoạn này.

Tần suất thời gian đã mất do thương tật là số thời gian đã mất do chấn thương và các bệnh nghề nghiệp cho mỗi 1.000.000 giờ làm việc. Số giờ làm việc được xác định bằng tổng số giờ làm việc của tất cả các công nhân (bao gồm cả làm thêm giờ, làm việc thêm ca). 

Công thức được sử dụng để tính toán tỷ lệ tần số chấn thương bị mất thời gian là:

Số tai nạn chấn thương có thời gian nghỉ điều trị (LTIs) trong giai đoạn có liên quan × 1.000.000 

Số giờ làm việc trong giai đoạn có liên quan

Giả sử có 7 LTIs trong năm qua và 2.451.679 giờ làm việc. Vì vậy, 7 X 1.000.000 = 7.000.000. Chia 2.451.679 giờ và LTIIR là: 2,86.

Điều đó có nghĩa là gì?  Nó có nghĩa rằng cứ  1.000.000 giờ làm việc trong năm có  2,86 giờ bị mất do TNLĐ hoặc bệnh nghề nghiệp (LTIs).

2. Tính LTIIR (Lost Time Injury Incidence Rate) = Tỉ lệ thời gian nghỉ do chấn thương tai nạn, BNN trên tổng số nhân viên

Để tính toán LTIIR (Lost Time Injury Incidence Rate) là số lượng LTIs trên 100 nhân viên, ta chỉ cần thay thế số nhân viên cho số giờ và nhân số LTIs cho 100.

Số nhân viên: 791,  số vụ tai nạn là 7, lấy 7 X 100 = 700. Chia 700 cho số lượng nhân viên có mặt trong kỳ báo cáo, kết quả LTIIR = 0,88. 

Công thức tổng quát:

Số tai nạn chấn thương có thời gian nghỉ điều trị (LTIs) trong kỳ báo cáo × 100

Số nhân viên biên chế trong kỳ

Ý nghĩa: cứ mỗi 100 nhân viên công ty này có 0,88 LTIs.(vụ tai nạn, BNN)

3. Tính tỉ lệ nghiêm trọng (Severity Rates)

Cuối cùng, là tính tỷ lệ mức độ nghiêm trọng (Severity Rates). Bạn sẽ cần ít nhất là các thông tin nêu trên và số ngày làm việc bị mất trong năm nay. Ví dụ 73 ngày.

Thông thường tỷ lệ mức độ nghiêm trọng được thể hiện như trung bình chỉ đơn giản bằng cách chia số ngày bị mất cho số lượng LTIs. (số vụ TN và BNN)

SR =  73/ 7 = 10,43.

Như vậy, trung bình mỗi LTIs sẽ dẫn đến 10,5 ngày nghỉ làm việc. 

Điều này có thể được chuyển đổi sang một tần số hoặc tỷ lệ mắc bằng cách nhân kết quả của một yếu tố tiêu chuẩn hóa. Điều này, tất nhiên sẽ làm tăng kết quả đó là lý do tại sao bạn không nhìn thấy nó rất thường - những người muốn có một tỷ lệ mức độ nghiêm trọng của 104 ngày giảm trên 100 LTIs?

Như vậy, không phải rất khó khăn và nếu bạn biết ngay cả một chút thông tin về bảng tính, bạn có thể dễ dàng chèn các công thức vào ô cụ thể để tính toán các chỉ số tự động trên excel.

ST.